Hopp til innhold Hopp til hovedmeny

Avtaleoppfølging i fylkeskommunen

Det er vedtatt følgende ansvarsfordeling i forbindelse med avtaleoppfølging i Møre og Romsdal fylkeskommune, jf. notat dat. 28.11.2014 fra fylkesrådmannen.

1. Løpende avtaleoppfølging for sektorovergrippende rammeavtaler/kontrakter:

a) Innkjøpsseksjonen har oppfølgingsansvaret for disse avtalene

b) Innkjøpsseksjonen har i tillegg ansvaret for å:

  • Drive opplæring av de anskaffelsesansvarlige (årlige kurs + eLæring)
  • Utarbeide prosedyrer og maler til bruk i avtaleoppfølgingen
  • Innhente årlige rapporter fra avdelingene/virksomhetene på hva som er gjort av avtaleoppfølging i inneværende år

Avdelingen/virksomhetene skal medio januar, hvert år, legge frem en plan på kommende års plan for avtaleoppfølging for de avtalene de har oppfølgingsansvaret for.

2. Løpende avtaleoppfølging for avdelings-/virksomhetsspesifikke rammeavtaler/kontrakter:

Den enkelte avdeling/virksomhet har oppfølgingsansvaret, dvs. den person som er oppnevnt som anskaffelsesansvarlig til enhver tid.

Dette innebærer bl.a.:

a) Minimum en gang pr. år skal det gjennomføres oppfølgingsmøte med leverandør

b) Ved prolongering av avtaleperiode skal det gjennomføres oppfølgingsmøte for å beslutte om prolongering skal gjennomføres eller ny konkurranse skal iverksettes.

c) I god tid (3 måneder) før utløp av avtaleperiode skal det gjennomføres oppfølgingsmøte for å gjennomføre en sluttevaluering av avtalen – evaluere på leverandørens gjennomføring av leveransen iht. kontraktsvilkår.

d) Her finner dere maler for referat og rapporter i forbindelse med gjennomføring av oppfølgingsmøte, kontraktsevaluering ved prolongering og utløp av avtale.

  • Alle møtereferater skal oversendes Innkjøpsseksjonen for arkivering
  • Det er viktig at referat fra kontraktsavslutning gjøres grundig da Oppdragsgiveres negative erfaringer med leverandør kan brukes i etterfølgende konkurranse som egenreferanse/erfaringer under kriteriet Referanser
  • Ved behov kan anskaffelsesansvarlig søke om bistand fra Innkjøpsseksjonen

e) Levere rapport over de avtaler de har oppfølgingsansvar for og på hvilke avtaler det er gjort avtaleoppfølging på. 

  • Rapport leveres Innkjøpsseksjonen v/ Innkjøpssjef innen media januar påfølgende år.

f) Legge frem en plan for kommende års avtaleoppfølging for de avtalene de har oppfølgingsansvaret for.

  • Denne må fremlegges Innkjøpsseksjonen v/ Innkjøpssjef medio januar

Kontaktpersonar

Arnt Ove Hol Arnt Ove Hol
Innkjøpssjef
71 28 02 86 /
Mob. 995 98 981
Send e-post
Jorid Nerland Jorid Nerland
Rådgiver
71 28 02 85
Send e-post
Torgeir Riksfjord Torgeir Riksfjord
Rådgivar
71 28 02 84 /
Mob. 920 30 436
Send e-post
Janne Kristiansen Janne Kristiansen
Rådgiver
71 28 02 83
Send e-post

Innkjøpsnytt